GENERALIDADES DE LA NOMINA

PASIVOS Y PROVISIONES LABORALES

Cuando el ente económico cuenta con un software de Contabilidad que incluya un modulo para administrar su "nómina", en tal caso dicho modulo se encargaría de calcular automáticamente esos pasivos por las provisiones antes mencionadas y elaboraría la respectiva nota de contabilidad, con sus respectivos anexos, y hasta los respectivos registros contables dentro del modulo de "contabilidad general"

Pero si el software contable que utiliza un ente económico no cuenta con dicho módulo de "nómina", entonces el contador o el auxiliar contable tendrían que hacer manualmente (al menos con una hoja de excell) los respectivos anexos a la nota contable en los cuales se visualicen los cálculos que sirvieron de base para provisionar los pasivos antes aludidos .

Por tal motivo, en la presente herramienta se suministra un modelo para elaborar, usando el excel, el anexo de la nota contable en la cual se contabilizan las provisiones por los pasivos antes aludidos.

Recuerdese que sea que se utilice un modulo de "nomina", o que el calculo se deba hacer manualmente, en todo caso, en la contabilidada general, los registros que se originen por la causacion de estas provisiones de pasivos especiales originados sobre la nómina se tienen que registrar con las siguientes particularidades:

1. La provisión para el pasivo por prestaciones sociales : Se registra con cada uno de los empleados implicados, y dentro de cada tipo de prestación. No se deben hacer registros globales con un unico beneficario que algunas veces lo llaman "provisones".

2. La provisión para el pasivo por aportes a la seguridad social : Se registra con cada una de las EPS, o Fondos de Pensiones, o ARP implicadas . No se deben hacer registros globales con un único beneficiario que algunas veces lo llaman "provisiones"

3. La provisión para el pasivo por aportes parafiscales : Se registra con unico beneficiario, a saber, la Caja de Compensación respectiva a la que se hará el aporte .

Recuerdese que esa "Caja de Compensación" es la que se encargará de recibir todo el pago del 9% que se origine sobre la nómina y luego trasladará la parte pertinente al SENA y al ICBF
Tengase presente además que si un mismo ente económico tiene sucursales en distintas partes del pais, y en cada sucursal opera una distinta "Caja de compensación", entonces en ese caso se debe pagar a cada Caja de Compensación según la sucursal respectiva.

Si se desea utilizar esta herramienta para casos particulares, solamente habría que cambiar los datos de las celdas resaltadas en amarillo, y agregar o quitar filas según se trate de la cantidad de empleados que se tengan en el ente económico que utilice esta herramienta .

OBLIGACIONES LABORALES

Obligaciones laborales. Son obligaciones laborales aquellas que se originan en un contrato de trabajo.

Se deben reconocer los pasivos a favor de los trabajadores siempre que:

1. Su pago sea exigible o probable, y
2. Su importe se pueda estimar razonablemente.

Para propósitos de estados financieros de períodos intermedios se pueden registrar estimaciones globales de las prestaciones sociales a favor de los trabajadores, calculadas sobre bases estadísticas. Las cantidades así estimadas se deben ajustar al cierre del período, determinando el monto a favor de cada empleado de conformidad con las disposiciones legales y los acuerdos laborales vigentes.

CONTRATO DE TABAJO

Acuerdo por el cual una persona natural (trabajador) se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica (empleador), bajo dependencia o subordinación y a cambio de un salario.

CLASES:

• Contrato verbal:

Acuerdo de palabra entre empleador y trabajador dejando en claro clase de trabajo, lugar, horarios, duración, remuneración y forma de pago (Art.38 c.s.t.).No es aconsejable pues no existen pruebas de las condiciones que se contratan y no hay periodo de prueba.

• Contrato escrito: Debe contener los siguientes elementos:

Nombres, apellidos, documento de identidad y domicilio del empleador (si es persona jurídica su nombre o razón social, representante legal o gerente, número del NIT)
Nombres, apellidos, documento de identidad y domicilio del trabajador
Lugar y fecha de celebración
Lugar en donde haya de prestarse el servicio
Clase de trabajo, duración, condiciones
Causas de terminación
Remuneración, forma de pago
Firma del empleador y trabajador
Se elabora en original y copia para el trabajador.

El efecto en el importe de las prestaciones sociales originado en la antigüedad y en el cambio de la base salarial forma parte de los resulta corriente.

• Contrato a término fijo:

Debe constar por escrito y por el termino de uno (1) a tres (3) años, es renovable. Cualquiera de las partes puede dar por terminado el contrato dando aviso a la otra con una anticipación mayor a treinta (30) días de la fecha de vencimiento del periodo contratado, si este aviso no se da o se da con una anticipación menor a treinta (30) días el contrato se prorroga por un periodo igual al inicial.

En los contratos por termino inferior a un (1) año podrá prorrogarse por tres (3) veces por termino igual o inferior, a partir de la cuarta prorroga el termino será mínimo un (1) año, los trabajadores tendrán derecho al pago de vacaciones y prima de servicios en proporción al tiempo laborado.

• Contrato a término indefinido:

Este contrato puede ser verbal o escrito.Se encuentra vigente mientras existan las causales que dieron origen y la materia del trabajo.

• Contrato de obra:

Dentro del mismo, se debe escribir estipulando con claridad la obra o labor que se contrata, el empleador puede terminarlo una vez se haya finalizado la obra o se llegue al 80 % de la totalidad.